Ante las nuevas tendencias en la modernización de servicios digitales que se ofrecen actualmente tanto en el ámbito personal como el privado, el gobierno no podía quedarse atrás y es por eso que se creó una iniciativa de ley en la que la Jefatura de Gobierno de la Ciudad de México dio a conocer en la Gaceta Oficial del 4 de agosto de 2021, el Decreto por el que se adicionan fracciones, de la Ley del Notariado para la Ciudad de México, para ordenar la actuación digital notarial. Esto no es más que la creación y modernización de las notarías que existen actualmente con la creación de las notarías digitales. A continuación, se presentan los detalles de estas modificaciones.
¿Qué es la actuación digital notarial?
Se entenderá como actuación digital notarial, al ejercicio de la función notarial a través de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en el entorno de un protocolo digital, con equivalencia funcional al protocolo ordinario (art. 2, fracc. I bis, adición).
A través de los siguientes instrumentos:
Firma electrónica notarial
Protocolo digital e instrumentos electrónicos
Índice Electrónico
- Firma electrónica notarial
Para la celebración de actos, el notario empleará su firma electrónica avanzada o firma electrónica de la CDMX, la cual para efectos de la ley es denominada firma electrónica notarial cuenta con el mismo valor jurídico que la firma autógrafa y su sello de autorizar.
Los particulares deberán contar con una firma electrónica avanzada denominada firma electrónica para la actuación digital para expresar su consentimiento en el otorgamiento de instrumentos, misma que tendrá el valor jurídico de la firma autógrafa.
- Protocolo digital e instrumentos electrónicos
Las escritura o acta definidas firmadas con firma electrónica se denominarán instrumentos electrónicos y serán alojadas en el protocolo digital, definido como una matriz en soporte electrónico donde el notario alojará y autorizará las escrituras y actas con sus respectivos apéndices e índice electrónicos, que se otorgan ante su fe.
El ejercicio de la función notarial digital, se ejercerá a través de una plataforma tecnológica e informática llamada sistema informático y una red cifrada de comunicaciones nombrada como red integral notarial.
- Índice Electrónico
Los notarios tendrán que elaborar un índice electrónico de todos los instrumentos electrónicos autorizados o con la mención de “No pasó”, en el que se expresará respecto de cada instrumento.
- número progresivo de cada instrumento
- libro donde consta su extracto
- fecha de asiento
- nombre y apellidos de las personas físicas otorgantes, así como los nombres y apellidos o en su caso, denominaciones o razones sociales de sus representados
- naturaleza del acto o hecho que contiene
- datos de los trámites administrativos que el notario juzgue conveniente asentar
- datos que el Colegio de Notarios y la autoridad competente de la CDMX determine como necesarios para el constante mejoramiento y modernización de la función notarial mediante el sistema informático.
La estructura que conformará el soporte digital del instrumento electrónico deberá permitir integrar o referir el texto del instrumento, sus adiciones, cambios, variaciones, razones, autorizaciones preventivas y definitivas, firmas electrónicas, así como los documentos y elementos que conformen el apéndice electrónico, las notas complementarias y otros elementos que lo integren; incluyendo fotografías, videos, audios, planos entre otros mensajes de datos.
La parte utilizable del texto del instrumento electrónico deberá aprovecharse al máximo posible, no deberán dejarse espacios en blanco y las líneas que se impriman deberán estar a igual distancia unas de otras, salvo cuando se trate de la reproducción de documentos, la que podrá hacerse ya sea transcribiendo a renglón continuo o reproduciendo su imagen, incluyendo fotografías, planos y en general cualquier documento gráfico.
Seguridad de los instrumentos
El alojamiento del instrumento electrónico se hará en el sistema informático mediante una interconexión segura y cifrada dentro de la red integral notarial, que deberá garantizar la seguridad informática y protección de datos personales
El notario será responsable de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los instrumentos electrónicos, además del protocolo digital. En caso de que se vulnere la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los mensajes de datos o parte de ellos, deberá dar aviso inmediato al ministerio público para que, posteriormente acompañado de la denuncia correspondiente, se haga del conocimiento a la autoridad competente, quienes realizarán las medidas pertinentes; y se deberán restaurar de inmediato la integridad y disponibilidad de los mensajes de datos vulnerados a través de los respaldos y redundancias respectivas
- Copias certificadas digitales
Se entenderá por copia certificada electrónica a la reproducción o representación gráfica, total o parcial, según sea el caso, de una escritura o acta, con o sin sus respectivos documentos del apéndice, o solo de estos o de alguno de estos, que el notario expida únicamente en soporte electrónico y que autoriza mediante la utilización de su firma electrónica notarial.
Comentarios finales
Estos cambios pretenden dar un avance tecnológico en la modernización del actuar notarial y esto es motivo de celebración, pero los servicios notariales 100 % digitales y los beneficios que estos traerán consigo no se verán a corto plazo sino hasta en un lapso no mayor a dos años, de conformidad con los artículos segundo y tercero transitorio del decreto y surtirán efectos a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta.
Para que este cambio sea tangible de manera efectiva aún deben emitirse diversos procedimientos técnicos de conservación de las matrices electrónicas, medidas de seguridad, tratamiento de la información digital, su respaldo, criterios técnicos para la interoperabilidad, redundancia de la información con las plataformas, etc. Además, la Agencia Digital de Innovación Pública deberá realizar las adecuaciones técnicas para el desarrollo de las herramientas tecnológicas para la prestación de los servicios digitales.
De manera adicional cabe mencionar que los notarios deberán crear certificaciones especiales para el uso de esta tecnología, pues los cambios a penas se están implementando.
L.C. Pablo Nuñez